So erstellen Unternehmen ein KI-Systemregister

Praxisnahes KI-Register: welche Werkzeuge erfasst werden, welche 15 Felder nötig sind, wer verantwortlich ist und wann neu bewertet wird.

Publicat 30 iulie 20266 minute

EU AI ACT · INVENTAR UND GOVERNANCE

Ein unbekanntes System lässt sich nicht bewerten. Ein KI-Register führt zentral beschaffte Konten, von Teams installierte Erweiterungen, APIs in Produkten und von Dienstleistern entwickelte Automatisierungen an einem Ort zusammen.

Warum Compliance mit dem Inventar beginnt

Pflichten hängen von System, Rolle, Zweck und Risiko ab. Ohne Inventar kann ein Unternehmen nicht sagen, ob es Betreiber oder Anbieter ist, wo Kunden mit KI interagieren, welche Daten in ein Modell gelangen und wer Ergebnisse prüft. Ein gutes Register beweist allein keine Compliance, ermöglicht aber jede weitere Bewertung. ^[EU-REG] ^[EU-DESK]

Die Kommission stellt einen Compliance Checker und AI Act Explorer zur Orientierung bereit. Deren Antworten sind jedoch nur bei korrekten Nutzungsangaben hilfreich. „Wir nutzen ChatGPT“ ist keine ausreichende Beschreibung. Entscheidend sind Produkt und Tarif, Nutzer, Eingabedaten, Zweck, Integration, Publikum und mögliche Systemaktionen. ^[EU-DESK] ^[EU-A50]

Was in das Register gehört

Erfasst werden vom Unternehmen beschaffte Systeme, KI-Funktionen vorhandener Produkte, beruflich genutzte Einzelkonten, Plugins, Browsererweiterungen, API-Integrationen und von Agenturen oder Freelancern gebaute Automatisierungen. Auch Pilotprojekte mit realen Daten gehören hinein, selbst wenn sie Kunden noch nicht zur Verfügung stehen. ^[EU-LIT] ^[EU-A50]

Nicht jede statistische Formel oder einfache Automatisierung ist zwangsläufig ein KI-System im Sinne der Verordnung. Das Register kann ein Feld „Im Anwendungsbereich des EU AI Act?“ mit Prüfstatus und Begründung enthalten. Ein unsicheres Werkzeug sollte besser erfasst und begründet ausgeschlossen werden, als es wegen eines Produktnamens ohne „KI“ zu ignorieren. ^[EU-REG] ^[EU-NAV]

Die 15 sinnvollen Felder

Das Register sollte kurz genug für laufende Pflege und präzise genug für Entscheidungen sein. Die Felder können in einer Tabelle, einem internen Werkzeug oder einem GRC-System liegen. Entscheidend sind Verantwortlicher, Verlauf und Verknüpfungen zu relevanten Unterlagen. ^[EU-DESK]

Systemname, Produkt, Tarif und eingesetzte Version.
Interner Verantwortlicher und betreibende Teams.
Vertragspartner und wichtige technische Anbieter der Kette.
Erklärter Zweck und betroffener Arbeitsablauf.
Rolle der Organisation: Anbieter, Betreiber oder anderer Akteur, mit Begründung.
Interne Nutzer und betroffene Personen oder Gruppen.
Eingabedaten einschließlich personenbezogener oder vertraulicher Daten.
Erzeugte Ergebnisse und deren Empfänger.
Ausführbare Aktionen und Grad der Autonomie.
Risikoeinstufung und Begründung einschließlich Prüfung verbotener Praktiken.
Transparenzmaßnahmen und Inhaltskennzeichnung.
Menschliche Kontrolle sowie Freigabe-, Übersteuerungs- und Stoppkriterien.
Protokollierung, Aufbewahrung, Sicherheit und Vorfallmanagement.
Maßnahmen zur KI-Kompetenz für beteiligte Rollen.
Genehmigungsdatum, letzte und nächste Prüfung sowie Status.

Umgang mit Shadow AI

Shadow AI entsteht, wenn Menschen Werkzeuge ohne zentrale Freigabe nutzen: ein persönliches Übersetzungskonto, eine Erweiterung mit Zugriff auf die geöffnete Seite, ein Meeting-Bot im Gespräch oder eine generative Funktion in einem bestehenden Produkt. Ein Totalverbot löst das Problem selten; eine realistische Richtlinie bietet freigegebene Alternativen und einen einfachen Meldeweg. ^[EU-LIT]

Die Erfassung sollte nicht als Disziplinarmaßnahme dargestellt werden. Sinnvolle Fragen lauten: Welches Problem löst das Werkzeug? Welche Daten erhält es? Welche Alternative könnte freigegeben werden? Eine sanktionsfreie Bestandsaufnahme kann wertvolle Arbeitsabläufe und bislang unsichtbare Risiken aufdecken. ^[EU-LIT-REP]

Statuswerte und Auslöser für Neubewertungen

Verwenden Sie eindeutige Statuswerte: entdeckt, in Prüfung, genehmigter Pilot, Produktion, ausgesetzt und eingestellt. Ein ausgesetztes System darf nicht aus dem Register verschwinden; der Verlauf erklärt den Stopp und verhindert eine unkontrollierte Wiedereinführung. Für jeden Status sollte eine Person den Übergang genehmigen dürfen.

Eine Neubewertung darf bei Änderungen von Zweck, Modell, Version, Anbieter, Daten, Autonomie, Integration oder betroffener Zielgruppe nicht bis zum Jahrestermin warten. Eine Funktion, die gestern nur Text vorgeschlagen hat, kann morgen automatisch veröffentlichen oder über einen Agenten handeln. Veränderte Fähigkeiten können Kontrollen und manchmal Rolle oder Risiko verändern. ^[EU-RISK] ^[EU-A50]

Wer für das Register verantwortlich ist

Eine Rolle namens „KI-Beauftragter“ ist nicht vorgeschrieben. In einem KMU kann ein operativer Koordinator das Register pflegen, während jedes System einen Verantwortlichen im Fachbereich hat. IT oder Entwicklung prüft Technik, der Datenschutzbeauftragte bei Bedarf Datenfragen und der Redaktions- oder Produktverantwortliche die Nutzung im jeweiligen Prozess. ^[EU-LIT]

Wichtige Entscheidungen benötigen einen namentlich benannten Verantwortlichen und ein Datum. Ein Gremium ohne ausführende Verantwortung erzeugt Sitzungen, aber keine Kontrolle. Das Register sollte eine einfache Frage beantworten: Wer kann den Prozess heute stoppen, wenn das System falsch antwortet, ungeeignete Inhalte veröffentlicht oder Daten offenlegt?

Beispiele aus SEO, SaaS und Betrieb

Bei AYSA.RO kann ein Eintrag das Recherchewerkzeug beschreiben: eingegebene Quellen, unzulässige Kundendaten, Entwurfscharakter des Ergebnisses und Freigabe durch die Redaktion. Bei AYSA.AI sollte das Register Modell und Version mit Agentenfunktionen, WordPress-Berechtigungen, Protokollierung, Nutzerkontrolle und Produktrelease verbinden. ^[EU-A50] ^[EU-LIT]

Bei ProFlorist kann eine Bestandsprognose Bestellhistorie und Saisonalität nutzen, eine Empfehlung erzeugen und eine Übersteuerung durch den Manager verlangen. Bei CanUHelp APP oder AdverLink sollten Empfehlungen, Ranking, Moderation und Support bei unterschiedlichen Zwecken, Daten und Wirkungen getrennt erfasst werden. Der Produktname ersetzt kein Funktionsinventar. ^[EU-RISK]

Eine erste Version kann in einer Woche stehen

Beginnen Sie mit einem Export freigegebener Anwendungen, einem 30-minütigen Gespräch mit jedem Team und einem einfachen Formular für nicht gemeldete Werkzeuge. Erfassen Sie zunächst Zweck, Verantwortlichen, Daten, Ergebnis und menschliche Kontrolle; ergänzen Sie anschließend Rolle und Risikobewertung mit den zuständigen Personen. ^[EU-DESK] ^[EU-LIT]

Warten Sie nicht auf Perfektion. Ein unvollständiges, aber verantwortetes und wöchentlich überprüftes Register ist nützlicher als eine anspruchsvolle Vorlage, die niemand ausfüllt. Reife zeigt sich daran, ob die Organisation schnell erklären kann, welche KI sie wofür, mit welchen Daten, unter wessen Verantwortung und mit welcher Stoppmöglichkeit nutzt.